Как автоматизировать обработку заявок с сайта
Если заявки приходят с сайта, менеджеру не обязательно вручную проверять каждое сообщение, переносить данные и отправлять уведомления коллегам.
Этот процесс можно выстроить так, чтобы новая заявка автоматически попадала в систему, проходила проверку и сразу передавалась ответственному сотруднику.
Что происходит без автоматизации
Клиент заполняет форму на сайте. Затем менеджер получает сообщение, проверяет данные, переносит их в другую систему и связывается с клиентом.
При большом количестве обращений появляются типичные проблемы:
- заявки приходится обрабатывать вручную;
- часть обращений можно заметить с задержкой;
- одни и те же данные переносятся несколько раз;
- сложно контролировать статус обращения;
- несколько каналов приходится проверять отдельно.
Как выглядит автоматизированная схема
Сайт → API → проверка данных → обработка → уведомление менеджера → сохранение заявки
После отправки формы данные передаются в серверную систему. Она проверяет обязательные поля, может определить тип обращения, сохранить данные и отправить уведомление менеджеру.
Что можно автоматизировать
1. Приём заявки
Данные формы автоматически передаются в API без ручного копирования.
2. Проверку данных
Система проверяет наличие имени, контакта и описания задачи, а также может отсеивать очевидные автоматические отправки.
3. Уведомление менеджера
После успешной обработки система отправляет заявку в Telegram или другой подключённый канал.
4. Сохранение
Заявку можно сохранять в базе данных, CRM, таблице или другой системе клиента.
5. AI-обработку
При необходимости AI может классифицировать обращение, определить его приоритет, выделить ключевую информацию и подготовить ответ.
Пример
Клиент оставляет заявку на сайте:
Имя: Иван
Контакт: Telegram
Задача: Нужно автоматизировать обработку заявок.
Система получает данные, проверяет их и отправляет менеджеру готовое уведомление. Менеджеру не нужно вручную переносить информацию из формы.
Когда стоит автоматизировать заявки
- если заявки приходят каждый день;
- если у компании несколько каналов обращений;
- если менеджеры вручную переносят данные;
- если важно быстро реагировать на новые обращения;
- если нужно контролировать обработку каждой заявки.
Нужно автоматизировать ваши заявки?
Расскажите, откуда приходят заявки и что менеджер делает с ними сейчас.